Trabajar en entornos colaborativos es la base en las estrategias de transformación digital enfocadas en mejorar la productividad de una empresa. Todos sus miembros requieren establecer contacto permanente entre sí para optimizar procesos y mejorar las relaciones laborales, sin importar dónde se encuentren ni cuál sea su posición jerárquica.

GSuite (antaño Google Apps for Work), además de un conjunto de herramientas, es una nueva forma de trabajo en entorno colaborativo. No sólo hará evolucionar la relación y contacto con sus colaboradores dentro de su empresa, sino con sus clientes. Fomentando nuevas ideas de negocio, ganando eficacia, seguridad, pero sobre todo transmitiendo una nueva forma de gestionar las relaciones.

1. Correo electrónico empresarial (Gmail para empresas)

El correo electrónico es esencial en la transformación digital. Gmail es fácil de usar y está disponible en todas las plataformas. La mayoría de los usuarios de la empresa ya lo conocerán. Gmail da beneficios adicionales como espacio ilimitado, inteligencia artificial para responder con un click, posponer correos electrónicos… Además, es la mejor herramienta antispam del mundo.

2. Calendarios empresariales compartidos (Google Calendar)

En los entornos colaborativos, las agendas están disponibles en sistemas abiertos para los miembros de la organización. Actividades colectivas o personales se coordinan por medio de un sistema de organización de tareas, eventos o plazos para cumplir objetivos.

Con Google Calendar se evita la pérdida de tiempo para agendar reuniones. Deja atrás las llamadas de confirmación para los eventos ya que cuenta con la disponibilidad de los usuarios invitados a la reunión.

3. Videoconferencias (Hangouts Meet)

El uso de videoconferencias en la transformación digital proporciona una conexión inmediata y simultánea de diversos miembros del equipo. Juntas de trabajo virtuales y herramientas de colaboración en tiempo real optimizarán los procesos.

Hangouts Meet permite unirse a videollamadas desde cualquier dispositivo ya sea desde un navegador o desde la App de Hangouts Meet. Google ofrece Hardware de Hangouts Meet con el cual ya no es necesario comprar equipos excesivamente caros de Videoconferencia.

4. Documentos, hojas de cálculo y presentaciones (Google Docs, Google Sheets y Google Slides)

Google, al estar limitado para innovar con las herramientas existentes de ofimática, desarrolló Google Docs (documentos de texto), Google Sheets (hojas de cálculo) y Google Slides (Presentaciones). Estos pueden ser distribuidos y trabajados en tiempo real entre diversas localizaciones y con distintos usuarios de la empresa, algo indispensable para trabajar en entornos colaborativos.

Los usuarios pueden colaborar editando el contenido al mismo tiempo y manteniendo todas las revisiones del documento en un historial.

Paralelamente, Google implementó “Machine Learning” (Inteligencia Artificial), donde hay una funcionalidad que se conoce como “Explore”. Con ella, Google Sheets sugiere las gráficas que pueden funcionarle al usuario y permite preguntarle en lenguaje natural a la hoja de cálculo para que esta genere automáticamente las fórmulas y muestre los resultados.

5. Notas digitales para cosas importantes (Google Keep)

Los Post-it han sido la salvación de muchas personas, pues son el método más clásico de organización. No obstante, la necesidad de trabajar rápidamente los asuntos más urgentes las vuelve poco prácticas debido a que es muy fácil que se extravíen. Eso cambia totalmente si se aprovechan las notas de Google Keep. Esta app es perfecta para guardar notas en formato de texto, listas o audio.

Además, podrás activar recordatorios para que no se te pase absolutamente nada, asignar etiquetas para encontrar las notas más urgentes, guardar enlaces con título y foto para que sepas por qué lo guardaste, recuperar notas que habías borrado y lo mejor es que siempre tendrás tu tablón actualizado porque Google Keep es compatible con smartphones, computadoras y tabletas mientras tengas configurada tu cuenta de Google.

6. Búsqueda inteligente en todo el paquete de G Suite Business (Google Cloud Search)

Acceder a la información de la nube o de todo el paquete G Suite es fácil y eficiente con Google Cloud Search. Permite encontrar fácilmente los documentos, correos electrónicos, eventos de calendario e información dentro de las intranets corporativas desarrolladas en Google sites. E “Machine Learning” hace sugerencias de contenidos en base a los temas de las siguientes reuniones de los usuarios, lo cual reduce el tiempo de búsqueda y permite una mejor planeación para optimizar el trabajo en entornos colaborativos.

7. Mensajería segura para los equipos (Hangouts Chat)

La transformación digital requiere de sistemas de mensajería enfocados al entorno empresarial y a la productividad, capaces de alcanzar a diversos miembros o grupos de manera simultánea y con los recursos ya existentes, como celulares o computadoras.

Hangous Chat está diseñado para crear grupos y salas de usuarios que se comunican de manera interna en la empresa, de esta forma se evita el que los usuarios usen sistemas personales para comunicaciones empresariales. En G Suite Business es posible guardar estos chats para futuras auditorías.

8. Controles de seguridad y administración

Para Google la seguridad es primero, es por eso que ha creado la infraestructura más grande y poderosa del mundo, conectando datacenters en los distintos continentes con fibra óptica propietaria y diseñando desde los chips, servidores, equipos de red y sistema operativo basado en su Google File System (GFS) el cual crea fragmentos de la información y la distribuye en diferentes discos duros, servidores y datacenters encriptándola tanto en su traslado como directamente en donde es almacenada.

Cuando pensamos en seguridad, un punto muy importante son los usuarios, por ello Google ha implementado la autenticación de 2 factores, con ésta se evita el robo de información o de identidad pidiendo a los usuarios un token adicional a su usuario y password. Este token puede ser generado por SMS, llamada telefónica, desde la app de Google Authenticator, con códigos de seguridad impresos o bien con llaves de seguridad, las cuales generan el token una vez que el usuario conecta la llave al puerto usb de su computadora y la toca.

9. Retención y Auditoría (Google Vault)

Google Vault permite conservar correos electrónicos y chats de manera indefinida o bien en base a políticas de retención definidas por la empresa.

Además, cuenta con una herramienta de auditoría para mails, chats y documentos integrando la potente búsqueda de Google. En esta herramienta se puede hacer una búsqueda de un correo electrónico específico de un usuario aún cuando el usuario lo ha eliminado por completo y definir políticas para los auditores de esta información.

Es una herramienta importante en el proceso de transformación digital dándole mayor seguridad a la información de la empresa e implementando nuevos esquemas de trabajo

10. Análisis de los usuarios y tendencias.

Google tiene varias herramientas cuya función es analizar el comportamiento de los usuarios y arrojar datos que pueden servirles a las empresas para mejorar la experiencia del cliente y atraer más público. La más conocida es Google Analytics mide la cantidad de visitas, las keywords mas importantes, el tiempo promedio en el que se conservan en la página, etc.

Por otro lado, Google Doubleclick Ad Planner identifica sitios web que tienen posibilidades de atraer a nuestro público objetivo revisando datos como el tráfico y la cobertura. Google Trends muestra las tendencias del momento que pueden ser aprovechadas por las empresas y Google Insight ayuda a comprender mejor el volumen de búsqueda de los usuarios, lo que hace más fácil comprender su comportamiento.

Razones para invertir en entornos colaborativos

  • Aumento del conocimiento. Cuando el talento es compartido, es mucho más fácil co-crear y retener el conocimiento.
  • Satisfacción de los profesionales. Gracias a ese conocimiento adquirido en el entorno colaborativo, la autoestima del profesional aumenta y eso se traduce en un incremento de la proactividad, creatividad y motivación.
  • Mayor sentimiento de pertenencia a la empresa (Engagement). El apoyo del profesional hacia la marca, hace que la empresa refuerce sus pilares.
  • Mayor eficiencia. El talento colaborativo se basa en la involucración de muchas personas para alcanzar un objetivo común. Al aumentar la cantidad de profesionales que trabajan en un mismo proyecto, se distribuyen mejor los picos de trabajo y al mismo tiempo, los resultados se enriquecen.
  • La colaboración. Se trata de un fin en sí mismo ya que es un bien común para todos los miembros que componen el equipo. No se trata de sumar esfuerzos sino de crear redes de colaboración.

Si necesita asesoramiento acerca de trabajar en entornos colaborativos o digitalizar su empresa, no dude en contactarnos. ¡Le asesoraremos!